Vuokranantajan Excel vai vuokranhallintaohjelmisto?
Milloin Excel riittää vuokranantajan vuokrien seurantaan ja milloin vuokranhallintaohjelmisto tuo aidosti hyötyä? Reilu vertailu pankkidatasta, vuokravalvonnasta, muistutuksista ja automaatiosta.
Excel on ollut vuokranantajan perustyökalu vuosikymmeniä – eikä syyttä. Sillä voi seurata vuokria, laskea tuottoja, koota kuluja ja valmistella veroilmoitusta. Yhden asunnon vuokranantajalle hyvin rakennettu Excel voi edelleen olla kaikkein järkevin ratkaisu.
Mutta Excelillä on yksi ominaisuus, jota yksikään hieno kaava ei poista: jonkun täytyy tuoda tieto taulukkoon, tarkistaa se ja toimia, jos jotain puuttuu.
Siinä kohdassa taulukkolaskennan ja varsinaisen vuokravalvonnan tiet alkavat erota.
Ruutuvihkosta Exceliin ja Excelistä automaatioon
Vuokrien seuranta ei ole uusi ongelma.
Ennen verkkopankkeja ja pilvipalveluita vuokranantaja saattoi pitää kirjaa maksuista ruutuvihkossa, paperisella tiliotteella tai omassa kansiossaan. Merkintä tehtiin, kun maksu havaittiin.
1980-luvulla Lotus 1-2-3:n kaltaiset taulukkolaskentaohjelmistot muuttivat taloustiedon käsittelyä. Excel jatkoi samaa kehitystä ja teki taulukkolaskennasta arkipäiväisen työkalun.
Seuraava suuri askel oli pilvitaulukko. Excelin pilviversioita ja Google Sheetsiä voidaan jakaa useille käyttäjille, muokata yhdessä ja palauttaa aiempiin versioihin. Excel ei siis nykyään tarkoita välttämättä yksittäistä tietokoneella olevaa tiedostoa. Microsoftin Excel-ohjeen mukaan Excel tukee yhteismuokkausta ja versionhallintaa. Google Sheetsissä puolestaan voidaan tarkastella aiempia versioita ja muutoksia.
Nyt seuraava muutos on käynnissä: taulukossa olevan tiedon sijasta järjestelmä voi käsitellä itse niitä tapahtumia, joista tieto syntyy.
Se on joustava. Käyttäjä päättää itse sarakkeet, laskentatavat ja raportit.
Se on tuttu. Monella Excel on jo käytössä eikä uuden järjestelmän opettelua tarvita.
Se on erinomainen laskentatyökalu. Tuotto-, laina-, kassavirta- ja verolaskelmissa taulukkolaskenta voi olla valmisohjelmistoa joustavampi.
Ja pienessä vuokraustoiminnassa se voi olla lähes ilmainen ratkaisu.
Jos omistat yhden asunnon, sama vuokralainen maksaa saman vuokran kuukausittain eikä tilanteessa juuri ole poikkeuksia, erillisen vuokranhallintaohjelmiston hankkiminen voi olla tarpeetonta.
Excel voi silloin olla parempi ratkaisu.
Mutta mistä Excel tietää, että vuokra on maksettu?
Ei mistään – ennen kuin tieto viedään sinne.
Tämä yksinkertainen asia on Excel-vertailun kannalta keskeinen.
Vuokranantaja voi ylläpitää maksutietoja kahdella pääasiallisella tavalla.
Ensimmäinen tapa on tarkistaa verkkopankista maksut ja merkitä ne käsin taulukkoon. Yhdellä tai muutamalla asunnolla tämä voi toimia aivan hyvin.
Toinen ja paljon tehokkaampi tapa on ladata verkkopankista tapahtumat CSV-tiedostona ja avata aineisto Excelissä. Esimerkiksi Nordea kertoo verkkopankkiohjeessaan, että valitun tilin tapahtumat voidaan viedä CSV-tiedostoksi. Microsoftin Excel-ohjeen mukaan CSV-tiedoston voi avata suoraan Excelissä.
Silloin vuoden tapahtumia ei tarvitse kirjoittaa rivi riviltä käsin.
Vuokranantaja voi esimerkiksi:
ladata verkkopankista vuoden tilitapahtumat
avata CSV-tiedoston Excelissä
suodattaa vuokratapahtumat
ryhmitellä ne asuntojen tai vuokralaisten mukaan
tarkistaa summat
laskea vuoden vuokratulot veroilmoitusta varten.
Tämä on hyvin järkevä ja tehokas tapa käyttää Exceliä.
Excel voi olla erinomainen kerran vuodessa – ja työläs joka kuukausi
Tässä tulee vastaan olennainen ero kahden tehtävän välillä.
Veroilmoituksen tekeminen kerran vuodessa ja vuokrien valvominen jatkuvasti eivät ole sama ongelma.
Verohallinnon vuokratulojen ilmoitusohjeen mukaan vuokralaiset sekä vuokrauksen tulot ja kulut ilmoitetaan vuokrakohteen yhteydessä. Vuokraustoiminnasta pitää lisäksi tehdä muistiinpanot, joista käyvät ilmi verotuksessa tarvittavat tiedot ja tositteet.
Kerran vuodessa tehtävä prosessi voi siksi toimia erinomaisesti näin:
verkkopankki → vuoden CSV → Excel → laskelmat → veroilmoitus
Mutta jatkuvassa vuokravalvonnassa kysymys ei ole:
“Paljonko vuokralainen maksoi vuoden aikana?”
Vaan:
“Tuliko tämän kuun vuokra ajallaan?”
Ja jos ei tullut:
“Mitä teen sille nyt?”
“Näppärälle vuokranantajalle Excel on erinomainen työkalu. Tuomalla verkkopankista tapahtumat kerran vuodessa saa niistä rakennettua manuaalisesti veroilmoitusta varten tarvittavat laskelmat. Säännölliseen vuokratulojen seuraamiseen Excelin käytössä on kaksi ongelmaa: joko seuranta on 1. työlästä tai 2. se uhkaa jäädä tekemättä ja sitä kautta vuokria saamatta. Vuokravirran kehittämisen taustalla oli unelma automatisoida ja helpottaa vuokranantajan elämää.”
— Antti Ivanoff, Vuokravirta
Vuokravalvonnassa pitää verrata kahta eri maailmaa
Pankkitapahtuma kertoo, mitä rahaa tilille tuli.
Vuokrasopimus kertoo, mitä rahaa olisi pitänyt tulla.
Esimerkiksi vuokranantajan seurannassa voi olla:
Matti Meikäläinen: vuokra 800 €, vesi 25 €, odotettu maksu yhteensä 825 €, eräpäivä kuukauden 2. päivä.
Liisa Lahtinen: vuokra 920 €, ei erillistä vesimaksua, odotettu maksu 920 €, eräpäivä kuukauden 5. päivä.
Pankkitapahtumissa voi puolestaan näkyä:
2.9. – MATTI MEIKÄLÄINEN – 825 € – “syyskuu”
5.9. – PEKKA KORHONEN – 920 € – “Liisan vuokra”
6.9. – KANSANELÄKELAITOS – 640 €
Ensimmäinen tapahtuma on helppo.
Toisessa maksajana ei olekaan vuokralainen.
Kolmannessa maksajana on Kela, ja maksun kohdistaminen oikeaan vuokralaiseen voi vaatia tapahtuman muiden tietojen tulkintaa.
Tapahtumiin linkittyvä vuokravalvonta yrittää automatisoida juuri tätä yhdistämistä.
Taulukko kertoo tilanteen – vuokravalvonnan pitäisi kertoa poikkeama
Hyvin rakennettu Excel voi näyttää esimerkiksi:
Vuokra 825 euroa – maksettu 825 euroa.
Mutta jatkuvassa vuokravalvonnassa vielä kiinnostavampi tieto on:
Vuokra 825 euroa – maksettua suoritusta ei löydy.
Tai:
Vuokra 825 euroa – saapunut 700 euroa – avoinna 125 euroa.
Tai:
920 euroa on saapunut, mutta maksajan nimi ei vastaa vuokralaista. Tarkista kohdistus.
Vuokranantajan huomion ei ihannetilanteessa pitäisi kulua niiden kymmenien normaalien maksujen tarkistamiseen, joissa mitään ongelmaa ei ole.
Huomion pitäisi kohdistua niihin muutamaan tapahtumaan, joissa jotain täytyy tehdä.
Tämä on ero taulukon ja poikkeamaperusteisen vuokravalvonnan välillä.
Excelissä havaittu puute ei vielä tuo euroakaan tilille
Tämä on ehkä koko vertailun tärkein mutta helposti unohtuva kohta.
Oletetaan, että Excel toimii täydellisesti.
Vuokranantaja tarkistaa taulukon ja huomaa:
Vuokra 825 euroa. Maksettu 700 euroa. Puuttuu 125 euroa.
Excel on tehnyt tehtävänsä.
Mutta tililtä puuttuu edelleen 125 euroa.
Vuokravalvonnan tarkoitus ei lopulta ole tuottaa punaista solua, vaan saada ongelma hoidettua.
“Excelissä havaittu puute ei vielä tuo euroakaan rahaa tilille. Ainoastaan hyvin hoidettu maksumuistutus vuokralaiselle tuottaa tulosta. Vuokravirta tarjoaa vuokranantajalle myös automaattisesti laaditun maksumuistutuksen, tiedot maksuhistoriasta, jotta vuokralainen itsekin uskoo vajeen. Ja merkittävä etu on, että maksumuistutus on sitä tasoa, että vuokralainen voi pyytää vaikka läheiseltä apua vuokranmaksuun.”
Vuokravirran tarkoitus on auttaa myös prosessin loppupäässä: jos vuokraa puuttuu, järjestelmästä voidaan muodostaa tilanteeseen perustuva maksumuistutus ja sen tueksi maksuhistoria.
Hyvä muistutus ei ole pelkkä teksti “vuokra maksamatta”.
Sen pitäisi tehdä tilanteesta ymmärrettävä myös vastaanottajalle: mitä olisi pitänyt maksaa, mitä on maksettu, mitä puuttuu ja mihin ajanjaksoon vaje liittyy.
Se helpottaa myös vuokralaista selvittämään tilanteensa.
Excel vai vuokranhallintaohjelmisto? Reilu vertailu
Kustannus: Excel tai Google Sheets on erittäin edullinen, jos työkalu on jo käytössä. Vuokranhallintaohjelmistoon liittyy tyypillisesti palvelumaksu.
Käyttöönotto: Excel on erittäin nopea aloittaa yksinkertaisessa käytössä. Vuokranhallintaohjelmistossa vuokrasuhteet ja tarvittavat aineistot pitää ensin perustaa.
Joustavuus: Excel on erittäin joustava. Käyttäjä voi rakentaa omat sarakkeensa ja laskentansa. Valmis ohjelmisto tarjoaa jäsennellymmän rakenteen mutta vähemmän vapautta.
Sijoituslaskenta: Excel on erinomainen skenaarioiden, kassavirran ja tuottojen laskentaan. Vuokranhallintaohjelmisto ei välttämättä ole yhtä joustava.
Veroilmoituksen vuosikooste: Excel sopii tehtävään erittäin hyvin. Ohjelmiston hyöty riippuu sen raportoinnista.
Pankkitiedon tuonti: Exceliin tiedot voidaan kirjata käsin tai tuoda esimerkiksi CSV-tiedostolla. Tapahtumiin linkittyvässä vuokravalvonnassa pankkiaineisto voidaan tuoda järjestelmään käsiteltäväksi.
Maksujen kohdistaminen: Excelissä kohdistus on käyttäjän tai hänen rakentamansa logiikan tehtävä. Vuokravalvontajärjestelmä voi ehdottaa pankkitapahtumille vuokrasuhteita.
Puuttuvan vuokran tunnistaminen: Excelissä käyttäjän pitää tehdä tarkistus. Vuokravalvonnassa puuttuva maksu voidaan nostaa käyttäjälle poikkeamana.
Osasuoritukset ja epäselvät maksut: Excelissä käyttäjä selvittää tilanteen itse. Vuokravalvontajärjestelmässä niitä voidaan käsitellä osana samaa prosessia.
Useampi käyttäjä: Pilvi-Excelissä ja Google Sheetsissä yhteiskäyttö on mahdollista. Vuokranhallintaohjelmistossa käyttäjä- ja roolipohjainen käyttö voidaan liittää varsinaiseen vuokravalvontaprosessiin.
Historia: Pilvitaulukoissa on versionhallintaa. Vuokranhallintaohjelmistossa tapahtuma- ja käsittelyhistoria voidaan liittää vuokrasuhteeseen.
Maksumuistutus: Excelissä muistutus tehdään erikseen. Vuokravalvontajärjestelmässä muistutus voidaan muodostaa havaitun vajeen ja maksuhistorian perusteella.
Säännöllinen valvonta: Excelissä vuokranantajan täytyy muistaa tehdä tarkistus. Vuokravalvontaprosessia voidaan automatisoida pidemmälle.
Yksi yksinkertainen asunto: Excel voi aidosti olla paras ratkaisu.
Useita asuntoja ja poikkeamia: Manuaalinen työ kasvaa, jolloin vuokravalvontaohjelmiston hyöty kasvaa.
Milloin Excel riittää vuokranantajalle?
Excel on vahva vaihtoehto etenkin silloin, kun:
vuokra-asuntoja on yksi tai muutama
vuokrat ovat yksinkertaisia
maksut tulevat luotettavasti
poikkeuksia syntyy harvoin
vuokranantaja osaa ja pitää Excelin käyttämisestä
tiedot halutaan ennen kaikkea veroilmoitusta, kassavirtalaskentaa tai sijoitusanalyysiä varten.
Tällaisessa tilanteessa erillisen järjestelmän hankkiminen ei välttämättä säästä tarpeeksi aikaa tai vaivaa.
Milloin ohjelmiston hyöty alkaa kasvaa?
Kyse ei ole yhdestä maagisesta asuntomäärästä.
Neljä asuntoa voi olla helppo hallita ja kaksi hankalaa.
Ohjelmiston hyöty kasvaa yleensä silloin, kun:
tapahtumia on paljon
vuokria tarkistetaan säännöllisesti
maksajina esiintyy muitakin kuin vuokralainen
vuokraan liittyy vesi-, autopaikka- tai muita eriä
syntyy osasuorituksia
maksut myöhästyvät
muistutuksia täytyy lähettää
samaa tietoa joutuu ylläpitämään verkkopankissa, Excelissä ja omissa muistiinpanoissa
tarkistaminen alkaa yksinkertaisesti jäädä tekemättä.
Viimeinen kohta on tärkeä.
Jos Excel-rutiini on raskas, rationaalinen reaktio ei aina ole käyttää siihen enemmän aikaa.
Vuokranantaja saattaa tarkistaa maksut harvemmin.
Silloin järjestelmän todellinen kustannus ei ole Exceliin käytetty aika vaan mahdollisesti myöhään havaittu vuokrarästi.
Vuokravirran tavoite ei ole korvata Exceliä kaikkialla
Excelille jää vuokraustoiminnassa edelleen paljon hyviä käyttökohteita.
Sillä voi laskea sijoituksen tuottoa, vertailla remonttiskenaarioita, tehdä budjetteja ja rakentaa juuri sellaisia analyysejä kuin itse tarvitsee.
Vuokravirran tehtävä on toinen.
Sen lähtökohta on:
Mitä vuokrasopimuksen mukaan pitäisi tulla?
Mitä pankkitapahtumien perusteella tuli?
Mitä puuttuu?
Mikä vaatii käyttäjän huomiota?
Mitä sille pitäisi tehdä?
Tavoitteena ei ole automatisoida vuokranantajan harkintaa vaan poistaa mahdollisimman suuri osa rutiinityöstä.
Normaalisti saapunut vuokra ei tarvitse huomiota.
Puuttuva, osittainen tai muuten epäselvä maksu tarvitsee.
Yhteenveto: kumpi kannattaa valita?
Jos sinulla on yksi asunto ja haluat kerran vuodessa laskea vuokratulosi veroilmoitusta varten, Excel voi olla juuri oikea työkalu.
Lataa pankista tapahtumat, tee tarvittavat laskelmat ja pidä aineisto järjestyksessä.
Jos sen sijaan huomaat käyväsi verkkopankissa säännöllisesti tarkistamassa, kuka maksoi, paljonko maksoi, mihin maksu kuului ja kenelle pitäisi lähettää muistutus, kyse ei enää ole ensisijaisesti laskentatehtävästä.
Kyse on vuokravalvontaprosessista.
Veroilmoitusta varten pitää tietää, mitä vuoden aikana tapahtui.
Vuokravalvonnassa tärkeintä on huomata ajoissa se, mitä ei tapahtunut – ja tehdä sille jotain.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö Excel vuokranantajalle?
Usein kyllä. Erityisesti yhden tai muutaman yksinkertaisen vuokrakohteen seuranta voidaan hoitaa hyvin Excelillä.
Voiko verkkopankin tapahtumat tuoda Exceliin?
Kyllä. Pankista riippuen tapahtumia voidaan ladata esimerkiksi CSV-tiedostona, jonka voi avata Excelissä. Näin tapahtumia ei tarvitse kirjoittaa käsin yksi kerrallaan.
Onko Excel hyvä vuokratulojen veroilmoituksen valmisteluun?
Kyllä. Excel sopii erittäin hyvin vuosittaisten vuokratulojen ja kulujen kokoamiseen ja laskemiseen.
Mikä on suurin ero Excelin ja vuokravalvontaohjelmiston välillä?
Excelissä käyttäjä ylläpitää ja tulkitsee tietoa. Tapahtumiin linkittyvä vuokravalvonta pyrkii yhdistämään pankkitapahtumat odotettuihin vuokriin ja nostamaan käyttäjän käsiteltäväksi erityisesti poikkeamat.
Entä jos vuokran maksaa joku muu kuin vuokralainen?
Maksun kohdistaminen voi tällöin vaatia maksajan nimen lisäksi esimerkiksi maksun viestin, viitenumeron, summan ja aikaisemman maksuhistorian tarkastelua.
Miksi puuttuvan vuokran havaitseminen ei yksin riitä?
Koska havainto ei vielä korjaa kassavirtaa. Puuttuva maksu pitää käsitellä ja vuokralaiseen pitää tarvittaessa olla yhteydessä. Hyvä maksumuistutus kertoo selkeästi, mitä on maksettu, mitä puuttuu ja mistä vaje muodostuu.
Onko vuokranhallintaohjelmisto turha yhden asunnon vuokranantajalle?
Se voi olla. Jos maksuliikenne on hyvin yksinkertaista ja Excel-rutiini toimii, erillisestä ohjelmistosta ei välttämättä saa riittävästi lisähyötyä.
Milloin kannattaa harkita vuokravalvonnan automatisointia?
Kun verkkopankin tarkistaminen, Excelin päivittäminen, maksujen kohdistaminen ja muistutusten tekeminen alkavat muodostaa toistuvan rutiinin – tai kun huomaat, että tarkistus uhkaa jäädä tekemättä.
