Kun vuokrausta hoitaa tiimi: näin yhteinen vastuu toimii ilman säätöä
Kun puoliso, yhtiökumppani, kirjanpitäjä tai muu kumppani osallistuu vuokraustoimintaan, tarvitaan yhteinen tilannekuva, selkeä työnjako ja turvalliset käyttöoikeudet.
Vuokranantaja ei aina ole yksi ihminen.
Asunto voi olla puolisoiden yhteinen. Sisarukset voivat omistaa perityn vuokra-asunnon yhdessä. Sijoitusyhtiössä toinen osakas hoitaa taloutta ja toinen vuokralaisia. Kirjanpitäjä tarvitsee omat tietonsa, ja joskus isännöinti- tai hallinnointikumppani hoitaa osan käytännön työstä.
Yhdellä vuokralaisella voi siis käytännössä olla kokonainen pieni vuokranantajatiimi.
Parhaimmillaan tämä on suuri vahvuus. Työtä voidaan jakaa, toinen voi tuurata toista ja osaaminen säilyy, vaikka elämäntilanteet muuttuvat. Huonoimmillaan kukaan ei ole aivan varma, kuka tarkisti vuokran, kuka vastasi vuokralaiselle ja lähettikö joku jo maksumuistutuksen.
“Parhaimmillaan vuokranantajuus yhdessä voi mahdollistaa ylisukupolvisen vuokraustoiminnan. Mikäli hoidat kaiken itse, loppuu harrastus todennäköisesti kuolemaasi. Etuna on, että kumppanit voivat tukea toisiaan ja jaksaa yhdessä myös pienten karikoiden ylitse – huonoimmassa tapauksessa, jos tavoitteet, roolit ja prosessit ovat eri pelikirjoista, syntyy paljon ylimääräistä työtä ja säätämistä.”
— Antti Ivanoff, vuokranantajuutta jo yli 100 vuotta
Juuri tässä on yhdessä hoidetun vuokraustoiminnan ydin: kaikkien ei tarvitse tehdä kaikkea, mutta kaikkien pitäisi tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan.
Yksi vuokralainen, monta vuokranantajaa
Yhteinen vuokranantajuus voi syntyä hyvin eri tavoin.
Puolisot voivat ostaa sijoitusasunnon yhdessä aivan tietoisesti. Kaksi yhtiökumppania voi rakentaa yhteistä asuntosalkkua niin, että tehtävät jaetaan jo ensimmäisestä päivästä lähtien.
Mutta aina tilanteeseen ei päästä suunnitelmallisesti.
Vanhemman kuoleman jälkeen sisarukset voivat yhtäkkiä olla kuolinpesän kautta yhdessä vastuussa vuokra-asunnosta, jonka käytännön asioita vainaja oli hoitanut vuosikymmeniä yksin. Vuokralainen asuu asunnossa edelleen, vuokra erääntyy normaalisti ja taloyhtiö lähettää vastikelaskunsa – vaikka omistajapuolella koko toimintamalli olisi juuri muuttunut.
Tässä on olennainen ero.
Jos yhteistyö valitaan itse, myös työnjako voidaan suunnitella. Jos yhteistyöhön joudutaan elämäntilanteen vuoksi, toimintatapa joudutaan usein rakentamaan kesken kaiken.
Verohallinnon ohjeet näyttävät, kuinka tavallisia yhteisomistuksen rakenteet juridisesti ja verotuksessa ovat. Jos osakehuoneisto on esimerkiksi puolisoiden yhteinen, kumpikin ilmoittaa oman osuutensa vuokratuloista ja kuluista. Myös usean muun henkilön yhteisomistuksessa kukin ilmoittaa oman osuutensa. Verohallinnon ohjeessa käsitellään yhteisomistuksen vaikutusta vuokratulojen ilmoittamiseen.
Omistus voidaan siis jakaa prosentteina. Vuokraustoiminnan päivittäinen työ ei jakaannu yhtä automaattisesti.
Matti ja Maija omistavat yhdessä kuusi vuokra-asuntoa. Matti on tähän asti tarkistanut vuokrat verkkopankista. Maija alkaa auttaa, koska asuntoja on tullut lisää.
Helpoin ratkaisu saattaa tuntua olevan tämä:
“Tuossa ovat minun pankkitunnukseni. Käy katsomassa, onko vuokra tullut.”
Pankin turvallisuusohjeessa todetaan lisäksi, ettei henkilökohtaisia tunnuksia tule luovuttaa edes perheenjäsenelle. Nordean turvallisuusohje.
Luottamus ja käyttöoikeus ovat siis kaksi eri asiaa.
Voit luottaa puolisoosi täydellisesti. Silti turvallinen toimintatapa on, että kumpikin käyttää henkilökohtaisia tunnuksiaan ja saa niillä juuri ne oikeudet, joita tarvitsee.
Sama periaate kannattaa ulottaa myös muuhun vuokraustoimintaan.
Jaettu Excel ratkaisee tiedoston – ei välttämättä työnjakoa
Useamman ihmisen vuokraustoiminta alkaa helposti Excelillä.
Taulukossa on asunnot riveillä, vuokralaiset seuraavassa sarakkeessa ja kuukausien kohdalla merkintä siitä, onko vuokra maksettu.
Pilveen tallennettuna tiedosto voi olla kaikkien käytettävissä ja versiohistoriakin löytyy.
Siinä ei itsessään ole mitään väärää.
Ongelma alkaa silloin, kun Excelin pitäisi ratkaista myös kaikki se, mitä vuokraustoiminnan ympärillä tapahtuu.
Ajatellaan tilannetta:
Maija huomaa maanantaina, että 730 euron vuokra puuttuu.
Hän merkitsee Excelin solun punaiseksi ja lähettää vuokralaiselle sähköpostin.
Tiistaina vuokralainen vastaa, että vuokra maksetaan perjantaina.
Torstaina Matti avaa Excelin. Vuokra näkyy edelleen punaisena. Hän ei ole nähnyt Maijan sähköpostia ja lähettää uuden maksumuistutuksen.
Perjantaina vuokra saapuu, mutta sen tarkistaa kolmas henkilö vasta seuraavalla viikolla.
Kaikki ovat tehneet sinänsä järkeviä asioita.
Prosessi vain ei ole yhteinen.
Excelissä on maksutilanne, sähköpostissa keskustelu, verkkopankissa todellinen rahaliikenne ja ihmisten muistissa tieto siitä, mitä seuraavaksi piti tehdä.
Mitä useampi ihminen osallistuu tekemiseen, sitä enemmän tämä rakenne alkaa muistuttaa rikkinäistä puhelinta.
Vuokralaisenkaan ei pitäisi joutua arvaamaan, kenelle kuuluu vastata
Monikäyttäjyys ei ole vain vuokranantajan sisäinen hallintokysymys.
Ajatellaan vuokralaista, jolla on kaksi tai kolme aktiivista yhteyshenkilöä.
Yhdelle ilmoitetaan vuotavasta hanasta.
Toiselle lähetetään kysymys vuokranmaksusta.
Kolmas lähettää maksumuistutuksen tietämättä, että ensimmäinen on jo sopinut maksupäivän siirtämisestä.
Vuokralaisen näkökulmasta ei ole kovin olennaista, kuka omistaa asunnosta 40 prosenttia ja kuka 60 prosenttia. Olennaisempaa on tietää:
Kenen kanssa sovin asiasta – ja tietääkö muukin vuokranantajatiimi siitä?
Siksi yhteisessä vuokranantajuudessa kannattaa sopia ainakin:
kuka on vuokralaisen ensisijainen yhteyshenkilö
kuka toimii hänen varahenkilönään
kuka seuraa maksuja
kuka saa sopia maksujärjestelyistä
kuka lähettää maksumuistutukset
missä sovitut asiat kirjataan.
Kaikkien ei tarvitse olla mukana jokaisessa asiassa.
Usein juuri päinvastoin: selkeä työnjako vähentää sekä vuokranantajan että vuokralaisen työtä.
Yhtiökumppaneiden kannattaa sopia roolit ennen ensimmäistä ongelmaa
Kahden sijoittajan työnjako voi toimia erinomaisesti.
Toinen etsii asuntoja, kilpailuttaa remontit ja hoitaa taloyhtiöasiat. Toinen vastaa vuokrasopimuksista, vuokravalvonnasta ja taloudesta.
Siinä vaiheessa, kun ensimmäinen vuokrarästi syntyy, ei enää pitäisi aloittaa keskustelua siitä, kummalle sen hoitaminen kuuluu.
Pankkien yrityspalveluista löytyy tähän hyvä vertauskohta. Esimerkiksi Nordea Businessissa käyttäjille voidaan määritellä erilaisia valtuuksia: yhdellä voi olla laajemmat oikeudet ja toisella esimerkiksi vain katseluoikeus. Myös ulkopuoliselle kirjanpitäjälle voidaan antaa hänen tehtävänsä mukaiset oikeudet ilman, että hänestä tehdään kaikkeen kykenevää pääkäyttäjää. Nordea Businessin käyttäjähallinta.
Tässä kohtaa esiin tulee paljon suurempi kysymys kuin salasanojen turvallisuus:
Pystyisikö kukaan jatkamaan sinun vuokraustoimintaasi, jos et huomenna voisi itse hoitaa sitä?
Jos kaikki vuokrasopimukset ovat yhden ihmisen sähköpostissa, maksujen seuranta hänen omassa Excelissään ja tieto sovituista asioista hänen muistissaan, seuraajilla on edessään melkoinen selvitystyö.
Sen sijaan hyvin organisoitu vuokraustoiminta voi jatkua omistajanvaihdoksesta huolimatta.
Tässä yhteinen toimintamalli muuttuu tehokkuuskysymyksestä jatkuvuuskysymykseksi.
Kuka teki, mitä teki ja milloin?
Kun vuokrausta hoitaa yksi ihminen, kysymys on helppo.
“Kuka muutti tämän?”
Minä.
Kun mukana on neljä käyttäjää, vastaus ei enää ole itsestään selvä.
Vuokraustoiminnan kannalta hyödyllisiä tietoja voivat olla esimerkiksi:
kuka linkitti maksun tiettyyn vuokralaiseen
kuka muutti vuokran määrää
kuka merkitsi rästin käsitellyksi
kuka muodosti maksumuistutuksen
milloin muistutus lähetettiin
mikä oli tilanteen tila ennen muutosta.
Kyberturvallisuuskeskuksen lokitusohjeessa asia sanotaan poikkeuksellisen napakasti:
“Kirjaa lokiin, mitä tehtiin tai yritettiin tehdä ja tekijä.”
Kun sama prosessi on yhteinen, jokaisen ei tarvitse rakentaa omaa tilannekuvaansa pankista, sähköpostista ja Excelistä.
Hyvä vuokranantajatiimi tarvitsee yhteisen pelikirjan
Yhdessä tekeminen ei edellytä raskasta hallintomallia.
Jo seitsemällä päätöksellä pääsee pitkälle:
1. Sopikaa, kuka vastaa mistä. Kuka seuraa vuokria? Kuka vastaa vuokralaisille? Kuka hoitaa remontit?
2. Sopikaa ensisijainen yhteyshenkilö vuokralaiselle. Kaikkien ei tarvitse vastata kaikkeen.
3. Älkää jakako henkilökohtaisia tunnuksia. Erityisesti pankkitunnukset ovat henkilökohtaiset.
4. Antakaa ihmisille vain tehtävän edellyttämät käyttöoikeudet.
5. Pitäkää vuokraustoiminnan keskeinen tieto yhteisessä paikassa.
6. Kirjatkaa olennaiset päätökset ja toimenpiteet niin, että toinenkin tietää mitä on tehty.
7. Miettikää myös jatkuvuutta. Kuka pystyy jatkamaan toimintaa, jos päävastuullinen on kuukauden poissa – tai ei enää koskaan palaa?
Viimeinen kysymys on epämukava, mutta erityisesti pitkäjänteisessä asuntosijoittamisessa tärkeä.
Vuokravirta: vuokraustoiminnan pitäisi kestää useampi käyttäjä
Vuokravirran lähtökohtana on koota vuokravalvonnan kannalta keskeiset asiat samaan prosessiin: vuokrasuhde kertoo, mitä pitäisi tulla, pankkitapahtumat kertovat, mitä tuli ja poikkeamat kertovat, mihin vuokranantajan pitää kiinnittää huomiota.
Kun vuokraustoimintaa hoidetaan yhdessä, tämän lisäksi tarvitaan käyttäjäkohtainen tapa päästä yhteiseen tietoon.
Vuokravirran SaaS-rakenteessa organisaatiot, jäsenyydet ja käyttöoikeuksien hallinta muodostavat pohjan monikäyttäjyydelle. Tarkka käyttäjäroolien valikoima ja esimerkiksi käyttäjätoimintojen täydellinen tapahtumahistoria kannattaa tarkistaa aina ajantasaisesta ominaisuuslistasta: kaikkia tässä artikkelissa kuvattuja hyvän monikäyttäjäjärjestelmän ominaisuuksia ei pidä tulkita automaattisesti jo julkaistuiksi Vuokravirta-toiminnoiksi.
Myös useiden erillisten organisaatioiden yhteiset portfolio- ja talousnäkymät kuuluvat myöhempään kehitykseen. Taloudellista käsittelyä tehdään organisaatiokohtaisesti.
Ajatus on kuitenkin yksinkertainen:
yhteinen vuokranantajuus ei tarvitse yhteisiä salasanoja. Se tarvitsee yhteisen tilannekuvan.
Ja parhaassa tapauksessa siitä seuraa jotain vielä arvokkaampaa kuin pienempi hallinnollinen työmäärä.
Vuokraustoiminta ei enää ole yhden ihmisen päässä oleva harrastus, joka alkaa ja päättyy hänen mukanaan.
Siitä voi tulla yhteinen, siirrettävä ja jopa sukupolvelta toiselle jatkuva tapa omistaa ja hoitaa asuntoja.
