Tietojenkäsittelysopimus
Versio: 1.1 Päivitetty: 24. syyskuuta 2026 Arkistotunniste: 2026-09-24.1
1. Soveltamisala
Tämä tietojenkäsittelysopimus on osa Axantem Oy:n, Y-tunnus 3004294-9, Vallikatu 10 B 9, 33240 Tampere, Suomi (Axantem tai käsittelijä), ja Vuokravirtaa käyttävän asiakkaan välistä sopimusta.
Sopimusta sovelletaan Axantemin asiakkaan puolesta tekemään henkilötietojen käsittelyyn. Asiakkaan ollessa rekisterinpitäjä Axantem on käsittelijä. Asiakkaan ollessa toisen rekisterinpitäjän käsittelijä Axantem on alikäsittelijä; asiakas vahvistaa valtuutensa nimittää Axantem tähän tehtävään.
Hyväksymällä käyttöehdot ja käsittelemällä palvelussa asiakkaan henkilötietoja osapuolet hyväksyvät tämän sopimuksen.
2. Määritelmät
Henkilötiedot, käsittely, rekisterinpitäjä, käsittelijä, rekisteröity ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus tarkoittavat GDPR:ssä määriteltyjä käsitteitä. Asiakkaan henkilötiedot tarkoittavat tietoja, joita Axantem käsittelee asiakkaan puolesta Vuokravirrassa.
3. Kohde ja kesto
Käsittelyn kohteena ovat Vuokravirran sekä siihen liittyvän tuen ja turvallisuuden tarjoaminen. Käsittely kestää asiakkaan palvelunkäytön ajan ja sen jälkeen vain palautuksen, poiston, turvallisuuden, lakivelvoitteiden tai tämän sopimuksen tai lain salliman muun käsittelyn edellyttämässä laajuudessa.
4. Luonne ja tarkoitus
Käsittely voi sisältää vastaanottamista, keräämistä, kirjaamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, hakua, katselua, kohdistamista, laskentaa, luokittelua, analyysiä, muuttamista, välittämistä, vientiä, rajoittamista ja poistamista sekä määritettyjen toimintojen edellyttämiä muita toimenpiteitä.
Tarkoituksia ovat vuokraushallinto, maksujen kohdistus, vuokraseuranta, raportointi, viestintä, turvallisuus, tuki ja asiakkaan pyytämät toiminnot.
Palvelumetadata ja asiakastiedot
Axantem voi käsitellä tilihallintoa, sopimustodisteita ja asianmukaisesti minimoitua palvelutason käyttömetadataa rekisterinpitäjänä tietosuojaselosteen mukaisesti silloin, kun tosiasiallinen rooli ja lainmukainen peruste sitä tukevat. Resurssien laskeminen toiminnan, turvallisuuden, tuen, kapasiteetin, sovittujen rajojen tai laskutuksen vuoksi ei muuta asiakkaan määräysvaltaa vuokra-, vuokralais-, maksaja-, pankki- tai maksutietosisältöihin.
Sopimus ei salli näiden sisältöjen käyttöä Axantemin mainontaan, asiaan liittymättömään profilointiin tai yleiseen asiakkaiden väliseen tuoteanalytiikkaan. Henkilötietoja käsittelevän kokoamisen tai anonymisoinnin tulee itsessään perustua dokumentoituihin lainmukaisiin ohjeisiin. Pseudonymisoitu tieto on edelleen henkilötietoa; aidosti anonyymi tulos erotetaan pelkästään tunnisteista riisutusta tiedosta.
5. Rekisteröidyt
Tietoja voi olla vuokranantajista, asiakkaan henkilöstöstä ja käyttäjistä, nykyisistä ja entisistä vuokralaisista, kanssavuokralaisista, tuettujen toimintojen vuokralaisehdokkaista ja takaajista, maksajista ja kolmansista maksajista, edustajista, palveluntarjoajista ja muista vuokra- tai tapahtumatiedoissa esiintyvistä henkilöistä.
6. Henkilötietoryhmät
Toimintojen mukaan tietoja voivat olla nimet, yhteystiedot, kohde- ja asuntosuhteet, vuokrasopimukset, maksuvelvoitteet, maksut ja rästit, pankkitapahtumat, maksajat, viitteet, rajatut maksuviestit, pankkitilitunnisteet ja johdetut tunnisteet, luokitukset, kohdistukset, viestit, lokit, tuetut asiakirjat ja muut asiakkaan antamat vuokraustiedot.
Palvelua ei ole tarkoitettu tarpeettomille erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluville tai rikostuomioita koskeville tiedoille, vaikka niitä voi esiintyä asiakkaan aineistossa satunnaisesti.
7. Asiakkaan ohjeet
Axantem käsittelee tietoja vain asiakkaan dokumentoiduilla ohjeilla, sopimuksen mukaisen palvelun edellyttämällä tavalla, valtuutettujen käyttäjien määrittämien tai käynnistämien toimintojen kautta tai EU:n tai jäsenvaltion lain edellyttämällä tavalla.
Käyttöehdot, tämä sopimus, asiakkaan asetukset ja dokumentoidut tukipyynnöt muodostavat asiakkaan ohjeet. Lain edellyttämästä ohjeista poikkeavasta käsittelystä ilmoitetaan ennen käsittelyä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä. Axantem ilmoittaa, jos ohje sen perustellun arvion mukaan rikkoo tietosuojalakia.
8. Asiakkaan vastuut
Asiakas vastaa tarkoitusten ja käsittelyperusteen lainmukaisuudesta, tietosuojatiedoista, ohjeista, tarkkuudesta, minimoinnista, säilytysajoista, käyttöoikeuksista, rekisteröityjen pyynnöistä ja tarvitsemastaan vaikutustenarvioinnista. Vapaatekstikenttä ei oikeuta tarpeettomien arkaluonteisten tietojen tallentamiseen.
Axantem ei edellytä rutiininomaisesti kopioita asiakkaan käsittelyperustedokumenteista, ellei se ole kohtuudella tarpeen lainvastaisen ohjeen, viranomaisvaatimuksen tai olennaisen vaatimustenmukaisuusongelman vuoksi.
9. Luottamuksellisuus
Valtuutettuja käsittelijöitä sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Pääsy rajataan tehtävän ja oikeutetun tarpeen mukaan.
10. Turvallisuus
Axantem ylläpitää GDPR 32 artiklan, tekniikan tason, kustannusten sekä käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja riskien mukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia. Niitä voivat olla tunnistautuminen, organisaatiokohtaiset oikeudet, rivitason suojaus, vähimmät oikeudet, siirtosalaus, tarvittava salaus tai kryptografinen suojaus, salaisuuksien hallinta, ympäristöjen erottelu, lokitus, varmuuskopiot, palautus, haavoittuvuuksien ja riippuvuuksien hallinta, valvonta, poikkeamien käsittely, ylläpitopääsyn rajaaminen ja säännöllinen testaus tai arviointi.
Toimia voidaan päivittää, kun kokonaisuoja ei olennaisesti heikkene.
11. Alikäsittelijät
Asiakas antaa yleisen kirjallisen luvan palvelun edellyttämille alikäsittelijöille. Suorat alikäsittelijät luetellaan alikäsittelijäluettelossa. Axantem asettaa niille GDPR 28 artiklan mukaiset velvoitteet ja vastaa niiden toiminnasta asiakkaalle GDPR:n edellyttämässä laajuudessa.
Olennaisesta uudesta tai korvaavasta alikäsittelijästä annetaan kohtuullinen ennakkoilmoitus. Kun ylemmän palveluntarjoajan ilmoitusaika sallii, tavoitteena on yleensä vähintään 14 päivää. Asiakas voi vastustaa ilmoitettuna aikana perustelluista ja dokumentoiduista tietosuojasyistä.
Ratkaisua haetaan vilpittömästi. Ellei kohtuullista ratkaisua löydy, Axantem voi lopettaa kyseisen toiminnon tai asiakas päättää kyseisen palvelun ennen kiistanalaisen käsittelyn alkamista.
12. Kansainväliset siirrot
GDPR V luvun piiriin kuuluvat siirrot perustuvat soveltuvaan riittävyyspäätökseen, komission ajantasaisiin vakiolausekkeisiin tai muuhun lainmukaiseen mekanismiin. Tarvittavat täydentävät suojatoimet ja siirtoarvioinnit toteutetaan.
13. Rekisteröityjen oikeudet
Axantem avustaa kohtuudella asiakkaan GDPR III luvun mukaisten pyyntöjen toteuttamista käsittelyn luonne huomioiden. Suoran pyynnön se voi ohjata tai välittää asiakkaalle ja pidättäytyä ratkaisemasta sen sisältöä itsenäisesti, ellei asiakas valtuuta tai laki velvoita vastaamaan.
14. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Axantem ilmoittaa asiakkaan tietoihin kohdistuvasta loukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä saatuaan siitä tiedon. Erillistä kiinteää tuntimääräistä sopimusmääräaikaa ei luvata. Tietoja voidaan antaa vaiheittain.
Kohtuudella saatavilla olevat tiedot koskevat luonnetta, tietoryhmiä, ennakoitavia seurauksia, rajoitus- tai korjaustoimia ja yhteyspistettä. Axantem avustaa kohtuudella 33 ja 34 artiklan velvoitteiden arviointia. Ilman lakivelvoitetta tai nimenomaista sopimusta Axantem ei ota asiakkaan rekisterinpitäjävastuuta viranomais- tai rekisteröityilmoituksen tarpeesta.
15. Vaikutustenarvioinnit ja viranomaiset
Käsittelyn luonne ja saatavilla olevat tiedot huomioiden Axantem avustaa kohtuudella GDPR 35 artiklan vaikutustenarviointia ja 36 artiklan ennakkokuulemista, kun asiakkaan palvelunkäyttö niitä perustellusti edellyttää.
16. Palautus ja poisto
Käsittelypalvelujen päättyessä asiakas voi valita palautuksen tai poiston, ellei laki vaadi säilyttämistä. Palautus voidaan toteuttaa tuetulla sähköisellä viennillä tai muulla kohtuullisella tavalla.
Sopimuksen päättyessä tai pätevän poisto-ohjeen perusteella tiedot poistetaan tavanomaisesta aktiivikäytöstä ilman aiheetonta viivytystä dokumentoidun tuotantoprosessin mukaisesti. Pelkissä suojatuissa varmuuskopioissa tiedot voivat säilyä niiden tavanomaiseen vanhenemiseen tai ylikirjoitukseen.
Varmuuskopiot pysyvät suojattuina, niitä ei käytetä tavalliseen liiketoimintaan ja niihin päästään vain kohtuudella tarpeelliseen palautus-, turvallisuus- tai oikeudelliseen tarkoitukseen. Palautetut tiedot poistetaan tarvittaessa uudelleen. Kiinteää varmuuskopioiden poiston enimmäisaikaa ei sitouduta noudattamaan ennen teknistä varmistamista ja erillistä tuotantositoumusta.
17. Tekoäly
Henkilötietoja voidaan käsitellä tekoälyjärjestelmässä asiakkaan pyytämän tai käyttöön ottaman toiminnon edellyttämällä tavalla ja asianmukaisin suojatoimin. Ulkoisille palveluille annettavat tiedot minimoidaan.
Axantem ei tietoisesti salli ulkoisen alikäsittelijän käyttää asiakastietoja sen omiin yleisiin tai jaettuihin malleihin ilman olennaisesti erilaisen käsittelyn lainmukaista ennakkoarviointia ja asianmukaista tiedottamista.
Tunnistettavia tai vain pseudonymisoituja asiakastietoja ei lanseerausvaiheessa käytetä yhteisen asiakkaiden välisen Vuokravirta-mallin kouluttamiseen erillistä toissijaista tarkoitusta varten. Synteettisiä, koottuja ja aidosti anonymisoituja tietoja voidaan käyttää testaukseen ja kehitykseen.
18. Tarkastustiedot
Axantem antaa GDPR 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi kohtuudella tarpeelliset tiedot. Ensin käytetään yleensä olemassa olevaa turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusdokumentaatiota, tarjoajaraportteja, käytäntöjä ja kirjallisia vastauksia.
Ellei viranomainen, olennainen poikkeama tai perusteltu näyttö olennaisesta rikkomuksesta muuta edellytä, asiakastarkastus tehdään enintään kerran 12 kuukaudessa, kohtuullisella kirjallisella ennakkoilmoituksella, asiaankuuluvaan käsittelyyn rajattuna ja tavallisena työaikana. Tarkastajan tulee olla riippumaton ja salassapitovelvollinen. Muiden asiakkaiden tietoja tai turvallisuuden kannalta arkaluonteisia yksityiskohtia ei saa paljastaa. Asiakas vastaa omista tarkastuskuluistaan; olennaisen Axantemin rikkomuksen osoittava tarkastus voi johtaa kohtuullisen kulunjaon uudelleenarviointiin.
19. Lainvastaiset ohjeet
Axantemin ei tarvitse noudattaa laissa kiellettyä ohjetta. Käsittely voidaan keskeyttää, kun osapuolet selvittävät perustellusti havaittua oikeudellista tai turvallisuusongelmaa.
20. Vastuu ja etusijajärjestys
Osapuolten vastuuseen sovelletaan käyttöehtoja lain sallimissa rajoissa. GDPR:n pakottavia oikeuksia tai vastuita ei rajoiteta. Tämän sopimuksen ja käyttöehtojen ristiriidassa tämä sopimus on etusijalla asiakkaan henkilötietojen käsittelyä koskevassa asiassa. Sovellettavat vakiolausekkeet ovat etusijalla niiden edellyttämässä laajuudessa.