Tietosuojaseloste

Versio: 1.1 Päivitetty: 24. syyskuuta 2026 Arkistotunniste: 2026-09-24.1

1. Selosteen tarkoitus ja yhteystiedot

Tämä seloste kuvaa, miten Axantem Oy käsittelee henkilötietoja Vuokravirran yhteydessä.

Axantem Oy, Y-tunnus 3004294-9 Vallikatu 10 B 9, 33240 Tampere, Suomi vuokravirta@anttiivanoff.com

2. Kaksi tietosuojaroolia

Axantem rekisterinpitäjänä

Axantem toimii yleensä rekisterinpitäjänä omiin tarkoituksiinsa tehtävässä käsittelyssä, kuten rekisteröitymisessä, tili- ja asiakassuhdehallinnossa, laskutuksessa, turvallisuudessa, väärinkäytösten ehkäisyssä, suorassa tuessa, palveluhallinnossa, lakivelvoitteissa, sopimustodisteissa sekä omalla verkkosivustollaan ja viestinnässään.

Axantem käsittelijänä

Asiakas määrittää yleensä vuokralaisten, vuokrasopimusten, maksajien, vuokravelvoitteiden, pankkitapahtumien ja vuokraustoiminnan viestien käsittelyn tarkoitukset. Tällöin asiakas tai vuokranantaja on rekisterinpitäjä ja Axantem käsittelijä. Käsittelyä koskee tietojenkäsittelysopimus.

Jos asiakas toimii toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, Axantem voi olla alikäsittelijä. Sopimusnimikkeet eivät syrjäytä lain mukaisia tosiasiallisia rooleja.

3. Axantemin rekisterinpitäjänä käsittelemät tiedot

Tili-, asiakas- ja sopimustiedot

Tietoja voivat olla nimi, sähköpostiosoite, tunnistautumistunnisteet, organisaatiojäsenyys, rooli, oikeudet, tiliasetukset, asiakkaan organisaatio ja yhteystiedot, tilaus, sopimushyväksynnät, laskutustunnisteet, laskut ja maksutilanne. Maksukorttitiedot voi käsitellä suoraan maksupalveluntarjoaja.

Tukitiedot

Käsittelemme tukiviestejä, vianmäärityksessä annettuja tietoja ja asiaan liittyviä teknisiä tietoja. Älä lähetä salasanoja, monivaiheisen tunnistautumisen koodeja, pankkitunnuksia tai tarpeettomia arkaluonteisia tietoja tukiviesteissä.

Viestintävalinnat ja suostumustodisteet

Tietoja ovat vuokranantajakirjeen valinta, tila ja historia, siihen liittyvä sähköpostiosoite, aikaleimat, lähde, kieli ja suostumustekstin versio. Sopimushyväksyntä ja oikeudellisten asiakirjojen versio tallennetaan. Toiminnallisten ilmoitusten asetuksia voidaan käsitellä, kun vastaavat valinnat tulevat käyttöön.

Rekisteröitymisen yhteydessä tehty kirjevalinta on aluksi odottava. Tilin sähköpostivahvistus ei yksin tilaa kirjettä. Tilauksen voi vahvistaa erikseen kirjautuneena tai tehdä myöhemmin viestintäasetuksissa. Tallennamme toimenpiteen ja vahvistetun tiliosoitteen. Tilin sähköpostiosoitteen muuttaminen keskeyttää vanhan tilauksen, kunnes tilaat uudelleen.

Odottavan tai voimassa olevan valinnan voi perua samoissa asetuksissa. Jokaisessa markkinointiviestissä tulee lisäksi olla helppo peruutustapa. Kirjesuostumus ei kata kumppanimainontaa eikä mainosalustojen yleisöihin yhdistämistä.

Käyttötiedot

Voimme käsitellä toimintojen käyttötapahtumia, käyttöönoton etenemistä sekä tilien, tiimien, organisaatioiden, käyttäjien, kutsujen, kohteiden, asuntojen, sopimusten, määritettyjen pankkitilien, tuontien, maksutapahtumien, automaatioajojen, tallennustilan ja rajapinta- tai resurssikäytön määriä. Suosimme lukumääriä, teknistä metadataa sekä koottuja tai muuten minimoituja mittareita.

Vuokralaisten nimiä, IBANeja, maksuviestien sisältöjä, arkaluonteisia vuokralaistietoja tai yksittäisen rästivuokralaisen henkilöllisyyttä ei käytetä yleiseen tuoteanalytiikkaan. Taustalla olevat vuokralais- ja maksutiedot kuuluvat asiakkaan ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimuksen piiriin. Nimen poistaminen ei yksin anonymisoi tietoa. Myös asiakastietojen anonymisoinnin tulee perustua lainmukaisiin dokumentoituihin ohjeisiin.

Turvallisuus- ja tekniset tiedot

Tuotantoasetusten mukaan tietoja voivat olla IP-osoite, laite- ja selaintiedot, aikaleimat, tunnistautumis- ja turvallisuustapahtumat, virheet, pyyntöjen metadata ja lokitiedot. Pyrimme minimoimaan henkilötiedot sovellus- ja valvontalokeissa.

4. Asiakkaiden puolesta käsiteltävät tiedot

Tietoja voivat olla vuokralaisten ja kanssavuokralaisten nimet ja yhteystiedot, kohteet, asunnot, sopimukset, vuokrat ja muut velvoitteet, maksupäivät ja summat, rästit, maksajat, viitteet, rajatut maksuviestit, tilitunnisteet tai niistä johdetut tunnisteet, tapahtumaluokitukset, kohdistukset, muistutukset, viestit, lokit ja muut käyttöön otetut vuokraustoiminnan tiedot.

Myöhemmät toiminnot voivat sisältää asiakirjoja tai vuokralaisviestintää. Olennaiset muutokset huomioidaan selosteessa sekä soveltuvin osin alikäsittelijäluettelossa ja tietojenkäsittelysopimuksessa.

5. Kolmannet maksajat

Maksaja voi olla vuokralaisen sijasta puoliso, vanhempi, muu sukulainen, työnantaja, yritys, viranomainen, etuuden maksaja tai muu kolmas osapuoli. Axantem käsittelee tietoja asiakkaan puolesta eikä käytä niitä asiaan liittymättömään mainontaan tai itsenäiseen vuokralaisten profilointiin.

6. Pankkituonti

Nykyisessä tuetussa manuaalisessa tuonnissa CSV-, HTML- tai PDF-aineisto voidaan jäsentää paikallisesti selaimessa. Valitut ja normalisoidut tapahtumatiedot lähetetään palveluun. Tiedoston valitseminen tätä jäsennystä varten ei tarkoita koko alkuperäisen tiliotteen automaattista lähettämistä ja säilyttämistä. Valitut tapahtumat voivat silti sisältää henkilötietoja.

Asiakas säilyttää itse tarvitsemansa alkuperäisaineiston. Tuleva pankkiyhteys voi käyttää valtuutettua tilitietopalveluntarjoajaa, josta annetaan tiedot ennen käsittelyn käyttöönottoa.

7. Axantemin käsittelyperusteet rekisterinpitäjänä

Sopimus – GDPR 6(1)(b)

Tarpeellinen käsittely tilin perustamiseen ja hallintaan, palvelun toimittamiseen, tilauksiin, sovittuihin käyttörajoihin, laskutukseen, tarpeellisiin tili-, turvallisuus- ja palveluviesteihin, pyydettyyn tukeen ja sopimussuhteen hoitoon.

Lakisääteinen velvoite – GDPR 6(1)(c)

Tarpeellinen käsittely esimerkiksi kirjanpito-, vero-, sääntely- ja lakisääteisiä asiakirjavaatimuksia varten.

Oikeutettu etu – GDPR 6(1)(f)

Asianmukaisen tarpeellisuus- ja etupunninnan perusteella turvallisuus, väärinkäytösten ja petosten ehkäisy, poikkeamien tutkinta, jäljitettävyys, luotettavuus, kapasiteettisuunnittelu, vianmääritys, oikeusvaateet, liiketoimintasuhteiden hoito sekä asianmukaisesti minimoitu tuoteanalytiikka ja asiakaskokemuksen kehitys.

Etua punnitaan rekisteröityjen oikeuksia vastaan. Kirjesuostumus ei ole tarpeellisen palvelukäsittelyn oikeusperuste. Selain- ja laiteseurannan suostumusvaatimukset ovat erillisiä, vaikka palvelinpuolen palvelumittareilla olisi muu käsittelyperuste.

Suostumus – GDPR 6(1)(a)

Valinnainen vuokranantajakirje ja sähköpostimarkkinointi sekä tarvittaessa ei-välttämätön selain- tai laiteanalytiikka ja mainosseuranta perustuvat erillisiin suostumuksiin. Kirjesuostumus ei oikeuta sähköpostiosoitteiden lataamiseen Metan, Googlen, LinkedInin tai muun mainosalustan yleisöpalveluun.

Suostumuksen voi perua milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen lainmukaisen käsittelyn laillisuuteen.

Viestiluokat ja tilannesidonnaiset ehdotukset

Välttämättömiä palveluviestejä ovat esimerkiksi vahvistus, palautus, turvallisuus, laskutus, merkittävät häiriöt ja olennaiset sopimus- tai tietosuojamuutokset. Lakimuutos kuuluu tähän vain, kun se vaikuttaa suoraan tuetun toiminnon oikeaan tai turvalliseen käyttöön. Yleiset vuokralakiartikkelit ja ominaisuuksien mainonta kuuluvat valinnaiseen kirjeeseen.

Toiminnallisia ilmoituksia ovat esimerkiksi puuttuvan maksun tarkastus, valmistunut tuonti, epäonnistunut automaatio ja hyväksyntää odottava muistutus. Kanava- ja tiheysvalintoja voidaan tarjota myöhemmin erillään rekisteröitymisestä.

Palvelun sisäinen ehdotus voi perustua nykyiseen tilausrajaan tai käytössä oleviin ominaisuuksiin. Tämä ei oikeuta piilotettuun sivustojen väliseen käyttäytymisprofilointiin. Olennaisesti laajempi profilointi edellyttää erillistä arviointia, läpinäkyvyyttä ja asianmukaisia hallintakeinoja.

8. Asiakkaan käsittelyperusteet

Asiakas määrittää vuokralais-, maksaja- ja vuokraustoiminnan käsittelyperusteet ja antaa soveltuvat GDPR 13 tai 14 artiklan tiedot. Ohjelmistokäsittelijän käyttö ei automaattisesti tarkoita, että vuokranantajan on saatava jokaisen vuokralaisen GDPR-suostumus.

9. Satunnaiset arkaluonteiset tiedot

Palvelussa ei tällä hetkellä ole tarpeettomien terveys-, rikos- tai henkilötunnustietojen säilyttämiseen tarkoitettuja kenttiä. Maksuviestit tai myöhemmät viestintätoiminnot voivat silti paljastaa etuuksiin, perheeseen tai terveyteen liittyviä asioita. Asiakkaan tulee välttää tarpeettomia arkaluonteisia tietoja. Axantem ei käytä niitä tarkoituksellisesti asiaan liittymättömään profilointiin tai markkinointiin.

10. Säilytys- ja käsittelypaikat

Arkkitehtuuri painottaa EU-aluetta. Hyväksytyssä tuotantoarkkitehtuurissa ensisijaisen tietokannan, tunnistautumisen ja tuetun tallennuksen alue on Supabase AWS Europe, Frankfurt, Saksa (eu-central-1). Sovelluksen palvelinlaskenta on ensisijaisesti Vercelin Frankfurtin alueella (fra1), kun suoritusympäristö tukee sitä.

Tämä ei tarkoita, että kaikki käsittely tapahtuisi Saksassa, Suomessa, EU:ssa tai ETA:ssa. Sisällönjakelu, reititys, turvallisuus, tuki ja alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja muualla. Axantem varmistaa tuotantoasetusten tosiasiallisen käyttöönoton ennen näiden sijaintien esittämistä lopullisina tuotantotietoina.

11. Kansainväliset siirrot

GDPR V luvun edellyttämissä ETA-alueen ulkopuolisissa siirroissa käytetään asianmukaista siirtoperustetta, kuten tietosuojan riittävyyspäätöstä, komission vakiolausekkeita tai muuta lainmukaista mekanismia. Täydentäviä suojatoimia käytetään tarvittaessa.

12. Alikäsittelijät

Asiakastietoja Axantemin puolesta käsittelevät tuotannossa käytössä olevat palveluntarjoajat luetellaan alikäsittelijäluettelossa. Pelkkä ohjelmistopaketti tai integraatiomahdollisuus lähdekoodissa ei tarkoita aktiivista alikäsittelijää.

13. Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain tarkoitukseen nähden kohtuudella tarpeellinen tai lain edellyttämä aika.

Tili- ja sopimustietoja säilytetään yleensä asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen tarpeen mukaan oikeudellisiin, sopimus-, turvallisuus- ja vaadehallinnan tarkoituksiin. Laskutus- ja kirjanpitotiedot säilytetään lakisääteiset ajat. Tukitietojen aika määräytyy asian ratkaisemisen, palveluhistorian, turvallisuuden ja vaateiden tarpeen mukaan. Turvallisuuslokeille sovelletaan riskiperusteista säilytysaikaa.

Viestintä ja suostumustodisteet

Valintaa säilytetään sen noudattamiseksi tarvittava aika. Suostumustodistetta voidaan säilyttää luvan osoittamiseksi, lakivelvoitteen täyttämiseksi tai vaateen ratkaisemiseksi tarpeellinen aika. Todiste ei oikeuta markkinoinnin jatkamiseen perumisen jälkeen. Odottava valinta ei ole uutiskirjetilaus.

Nykyisessä toteutuksessa tilin poistaminen poistaa myös sovelluksen valinnan ja siihen liittyvän historian. Tulevan sähköpostipalvelun on pysäytettävä jonotetut viestit ja säilytettävä vain perumisten ja poistojen noudattamiseksi välttämättömät estolistatiedot. Käyttötarkoituskohtainen säilytysaikataulu ja perusteltu oikeudellinen säilytystarve dokumentoidaan ennen markkinoinnin aloittamista.

Asiakkaan hallitsemat vuokraustiedot

Tietoja käsitellään asiakkaan ohjeiden ja sopimuksen ajan ja palautetaan tai poistetaan tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Poistettuja tietoja voi jäädä suojattuihin varmuuskopioihin niiden tavanomaisen elinkaaren loppuun. Niitä ei käytetä tavalliseen toimintaan. Palautuksen yhteydessä soveltuvat poistopyynnöt toteutetaan uudelleen. Kiinteää enimmäispoistoaikaa ei luvata ennen tuotannon varmuuskopioelinkaaren teknistä varmistamista.

14. Turvallisuus

Axantem käyttää riskeihin nähden asianmukaisia keinoja, kuten tunnistautumista, organisaatiokohtaisia oikeuksia, rivitason erottelua, vähimpiä oikeuksia, siirtosalausta, salaisuuksien suojausta, rajattua ylläpitopääsyä, lokitusta, ympäristöjen erottelua, suojattua hostingia, varmuuskopioita, palautusta, valvontaa, poikkeamien hallintaa ja tietojen minimointia. Täydellistä turvallisuutta ei voida taata.

15. Tekoäly ja automaatio

Nykyvaiheen maksujen kohdistus perustuu sääntöihin, pisteytykseen ja deterministiseen käsittelyyn, ei yhteiseen ulkoisesti koulutettuun vuokralaismalliin. Myöhemmin voidaan tarjota tapahtumien tulkintaa, asiakirjakäsittelyä, muistutusluonnoksia, viestiapua, luokittelua, yhteenvetoja ja toimintaehdotuksia.

Ulkoisen tekoälypalvelun tarjoaja arvioidaan ja lisätään tarvittaessa alikäsittelijäluetteloon ennen henkilötietojen tuotantokäyttöä. Lähtökohtana on, ettei tarjoaja saa käyttää palveluun annettuja asiakastietoja omien yleisten tai jaettujen malliensa kouluttamiseen tai kehittämiseen.

Tunnistettavia tai vain pseudonymisoituja vuokralais-, maksaja- tai asiakastietoja ei käytetä lanseerausvaiheessa yhteisen asiakkaiden välisen Vuokravirta-mallin kouluttamiseen erillistä toissijaista tarkoitusta varten. Synteettisiä, koottuja tai aidosti anonymisoituja tietoja voidaan käyttää testaukseen ja kehittämiseen. Olennaisesti erilainen tuleva mallikehityskäyttö edellyttää uutta arviointia ja tiedottamista ennen aktivointia.

16. Automaattiset päätökset

Palvelu voi luokitella ja kohdistaa tietoja automaattisesti, esimerkiksi arvioida tapahtuman yhteyttä vuokravelvoitteeseen. Lanseerausvaiheessa palvelun ei ole tarkoitus tehdä yksin automaattisia päätöksiä, joilla on vuokralaiselle oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä kielteisiä vaikutuksia. Luottokelpoisuutta tai hakijan hylkäämistä koskevat olennaiset tulevat toiminnot arvioidaan erikseen.

17. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Axantem ylläpitää loukkausten selvitysmenettelyjä. Käsittelijänä se ilmoittaa asiakkaan tietoihin kohdistuvasta loukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan siitä tiedon. Tietoja voidaan täydentää vaiheittain. Rekisterinpitäjänä Axantem arvioi omat lakisääteiset ilmoitusvelvoitteensa.

18. Oikeutesi Axantemin toimiessa rekisterinpitäjänä

Soveltuvin edellytyksin sinulla voi olla oikeus saada tietoa, pääsy tietoihisi, oikaista, poistaa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot, perua suostumus ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnöt: vuokravirta@anttiivanoff.com. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan.

Voit vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia milloin tahansa, jolloin markkinointi loppuu. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella GDPR:n edellytyksin. Kirjesuostumuksen peruminen ei pysäytä välttämättömiä palveluviestejä.

19. Vuokralaisten ja maksajien pyynnöt

Kun vuokranantaja tai muu asiakas tallentaa tietosi, tämä toimii tavallisesti rekisterinpitäjänä. Osoita pyyntö ensisijaisesti hänelle. Axantem voi välittää pyynnön, auttaa tunnistamaan asiakkaan ja avustaa tätä. Toisen asiakkaan tietoja ei luovuteta eikä henkilöllisyyden tarkastusta kierretä siksi, että pyyntö lähetetään Axantemille.

20. Valvontaviranomainen

Voit valittaa toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, Suomi. Sähköposti tietosuoja@om.fi, puhelin +358 29 566 6700.

21. Lapset

Käyttäjätiliä ei ole tarkoitettu lapsille. Tilin luojan tulee olla vähintään 18-vuotias tai hänellä tulee muuten olla sopimukseen tarvittava oikeustoimikelpoisuus ja valtuus. Asiakkaan vuokraustiedot voivat koskea alaikäistä, jos siihen on lainmukainen ja tarpeellinen vuokraustoiminnan peruste.

22. Selosteen muutokset

Selostetta voidaan päivittää palvelun, käsittelyn, tarjoajien, lain tai viranomaisohjeiden muuttuessa tai selkeytyksen vuoksi. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asianmukaisesti. Ajantasainen versio ja päivämäärä julkaistaan tällä sivulla.